TIETOSUOJASELOSTE

Tietosuojalaki 5.12.2018/1050
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

1. Rekisterinpitäjä

Kausalan Lämpö Oy
Y-tunnus 0211787-8
Käyntiosoite: Rautatienkatu 22, 47400 Kausala
Postiosoite: PL 38, 47401 Kausala
Puh. 040 4833770
kausalan.lampo@kausalanlampo.fi

2. Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa

Kausalan Lämpö Oy
Rautatienkatu 22, 47400 Kausala
PL 38, 47401 Kausala
kausalan.lampo@kausalanlampo.fi

3. Rekisterin nimi

Kausalan Lämpö Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste
Rekisterin pitäjä tai sen valtuuttama yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja henkilötietolain mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

· asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
· tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen ja toimitus
· maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
· rekisterinpitäjän tuotteiden markkinointi sekä
· rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkailta ja markkinointi- tai yhteydenottoluvan antaneilta potentiaalisilta asiakkailta kerätään ja talletetaan yllä olevia henkilötietojen keräämisen tarkoituksia varten tarpeelliset tiedot, jotka laajimmillaan ovat:

Asiakastiedot

· nimi
· asiakasnumero
· juridinen vai fyysinen henkilö
· yhteystiedot yhteydenottoa varten (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
· asiakkaan yhteydenotot (esim. sähköpostit, keskusteluhistoria)

Käyttökohteen tiedot

· lähiosoite
· postinumero
· postitoimipaikka
· käyttöpaikkaa koskevat tiedot
· kaukolämmön ja veden sekä jäteveden kulutusarvio tai tiedot kulutuksesta (tilastotieto)
· lämpö- ja vesiliittymää koskevat tiedot
· sopimustiedot

Laskutus- ja maksuliikennetiedot

· laskutusosoitetiedot
· laskutusrytmi
· laskutustapa
· tilinnumero
· laskutukseen ja maksamiseen liittyvät muut tiedot

Muut tiedot

· asiakaspalautteet
· lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin lupa- ja kieltotiedot
· muut asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan suostumuksella tai valtuuttamana saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia palvelun toteuttamiseksi

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas ilmoittaa itse tietonsa pyytäessään tarjousta ja / tai sopimuksen tekemisen yhteydessä.

Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassa olevaan henkilötietolainsäädäntöön tai muuhun pakottavaan lainsäädäntöön sekä sopimussuhteeseen lämpö-, vesi- ja jätevesipalveluiden toimittamisesta. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen yllämainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Laitoksen toiminnan kehittämistä varten voidaan tietoja kerätä mm. Väestörekisterikeskuksesta, Kiinteistörekisteristä tai muiden vastaavia palveluja tarjoavien rekisterinpitäjien rekistereistä.

Kaikki asiakkaiden kontaktit voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään kontaktien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.

Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden ja Vesi- ja viemärilaitos yhdistyksen julkaisemien tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Kausalan Lämpö Oy:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Kausalan Lämpö Oy:n omistajalle Iitin kunnalle.

Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Palvelinlaitteet on sijoitettu lukittuihin tiloihin, joihin on pääsy vain omalla tai palvelun tuottajien henkilöstöllä. Tietoihin on käyttöoikeus vain Kausalan Lämpö Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. 

Kausalan Lämpö Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Kausalan Lämpö Oy:n käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu ulkopuolisilta henkilöiltä.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Asiakkaalla on henkilötietolain 26 § mukaisesti oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Kausalan Lämpö Oy/tietosuojavastaava, PL 38, 47401 Kausala.

Asiakas voi myös käydä Kausalan Lämpö Oy:ssä henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan.

Kausalan Lämpö Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut Kausalan Lämpö Oy:lle tai kun asiakas on käynyt henkilökohtaisesti Kausalan Lämpö Oy:ssä.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tulla unohdetuksi; asiakkaalla oikeus vaatia tietojen poistamista rekisteristä. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Kausalan Lämpö Oy/tietosuojavastaava, PL 38, 47401 Kausala.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai etämyyntiin ilmoittamalla siitä osoitteeseen Kausalan Lämpö Oy/tietosuojavastaava, PL 38, 47401 Kausala.

Kausalan Lämpö Oy
Rautatienkatu 22
47400 Kausala